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档案局2015年度信息公开工作年度报告

发布日期:2017-09-21    点击数:

  一、2015年工作完成情况及主要经验做法  

  (一)加大基础设施建设投入,为实现档案科学、安全管理奠定基础

  为实现档案全文数字化管理,投资10余万元,购置了用于档案全文数字化管理的服务器、扫描仪、配套电脑、不间断电源、空调等设备。为保证档案实体安全,投资3万余元,为档案库房安装了防火门、电子监控设备、“八防”设施,购置了专用消防器材,为档案工作的长期发展奠定基础。

  (二)档案管理科学规范,档案安全得到加强

  1、对馆存档案实行数字化管理。建区以来,档案局的档案管理方式一直沿用传统的人工管理方式进行管理,底数不清、效率低下,已不能适应现代档案管理的需要。今年购置了全套档案全文数字化管理设备,抽出2名干部专门从事档案数字化的扫描录入工作,使档案管理方式有了质的飞跃。目前,婚姻档案目录已全部实现电子化,文书档案1985-1987年度实现目录电子化。

  2、开展老照片征集活动,丰富馆藏。为全面反映二道江区的历史发展变迁,展示二道江区在不同历史发展时期的辉煌成就,经请示区政府领导同意,并以区政府的名义下发文件,在全区范围内开展老照片征集活动,至目前已征集到各类老照片4000余张。同时还收集文物档案10卷,丰富了馆藏档案的门类。

  3、开展档案安全检查,消除安全隐患。结合全省档案安全检查工作安排,对档案实体安全和设备安全进行自查,健全完善了《档案安全管理制度》《档案保密制度》《档案查(借)阅制度》《档案管理人员岗位职责》,制定了《二道江区局档案安全工作应急预案》,档案库房安装了防火门、监控设备及“八防”设施,购置了专用灭火器材,在全市档案安全专项检查中获得好评。

  4、加大档案接收和催收力度,社会效益明显。继续催收应缴未缴单位档案及时入馆保管,防止档案流失,同时热情为来馆查档的当事人提供查档服务。全年新接收档案1531卷,接待机关、企事业单位及公民查阅档案 508人次、2000余件。利用档案化解上访案件3件,解决群众问题400余个,社会效益明显。

  (三)加强档案工作业务指导,档案管理水平明显提升

  1、加大档案员的业务培训力度,提高档案管理水平和责任意识。为提高各涉档单位档案员的业务水平,采取手把手、实际操作、现场演示的方式进行业务培训,提高档案员的实际操作能力,编印业务指导手册,无偿发放给档案员用于指导日常工作。通过培训,档案员的实际操作能力明显提升。全年共组织培训3期,30余名档案员参加培训。

  2、开展“档案保管期限表”审批工作。档案的概念在很多机关事业单位的档案管理工作中认为档案就是文件,把文件收集齐全归档后就算完成档案管理工作,对档案的概念和收集范围有模糊认识,不知道哪些材料应当收集归档,哪些材料不应当收集归档,导致很多单位很多应该收集保存的有价值的档案资料因不知道而没有收集归档。针对这一情况,开展了“档案保管期限表”审批工作,指导不同单位根据不同工作性质,将应该收集归档的档案材料名称、范围、保管期限等制定明细表上报区档案局进行审核确认,经审核确认后发还给原单位遵照执行。通过这一举措,使各单位档案收集的范围扩大、种类齐全、目标明确、操作简便。全年已审核确认30余个单位。

  3、开展对农村土地确权档案指导管理工作。根据省农委和省档案局关于加强农村土地确权档案管理指导工作意见要求,主动与区农经局协调,提前介入土地确权档案的收集整理工作,对档案管理人员进行业务培训,从档案用品的使用到档案收集的范围、种类进行全方位指导,为土地确权档案的科学规范管理奠定基础。

  4、继续实施对区新闻中心声像档案抢救性保护工作。2014年,该项工作纳入区政府“百项重点工作”任务之一。当年由于设备故障等原因,有部分收尾工作未完成。2015年继续实施推进该项工作。至目前,录像带数字化工作稳步推进,老照片冲洗工作全面完成,完整记录保存了二道江区发展历史上某些重大事件、重要时刻的珍贵图片。

  5、开展出生医学证明档案整理归档工作。根据通化市卫计局、档案局通市卫联发【2015】11号文件“关于加强出生医学证明档案管理的通知”精神,与区卫计局联合对区妇幼保健院、通钢医院建院以来的出生医学证明档案整理归档情况进行调查摸底并根据摸底情况有针对性的进行业务指导,对档案管理人员进行业务培训,目前,该项工作已进入拆分、粘贴整理装订阶段。

  (四)地方志工作向广度和深度发展

  1、年鉴编纂工作进展顺利。继2014年出版了2000-2011年度时间跨度12年的“二道江区综合年鉴”之后,2015年,编纂的2012-2013年度“二道江区年鉴”已正式出版。2014年度的“二道江区年鉴”现已完成第一稿校改,预计2016年5月份出版,实现了一年一鉴的工作目标。

  2、乡镇志编纂工作正式启动。2015年9月16日,在五道江镇政府召开了“五道江镇志”编纂启动会议,拉开了二道江区乡镇志编纂的序幕。“五道江镇志”的编纂将填补二道江区没有乡镇志的历史空白。

  3、综合年鉴业务研讨及编修质量有较大提高。10月,在省方志委组织的全省年鉴编纂质量交互点评活动中,二道江区方志办点评《长白年鉴》的点评观点得到省志委高度认可,并在全省点评会议上进行交流发言,是通化6个县(市)、区唯一获得点评发言的单位。同时我区参评的2012—2013年年鉴获得“资料征集齐全、语言简练严谨、校对质量较高、错别字极少“的评价。

  二、存在的问题

  1、档案服务经济发展,维护社会稳定的作用没有得到充分的认识和有效的发挥。档案的功能在于存史资政,服务社会,但是由于对档案的功能作用认识不足,导致在社会管理的方方面面需要档案时往往无处查找,给社会管理造成被动。如:现在很多企业由于职工档案资料不全,致使职工很多涉及切身利益问题无法解决导致上访,形成社会不稳定因素。

  2、档案全文数字化扫描录入推进速度较慢,数字化设备的功能配置效益发挥不明显。虽购置安装了档案全文数字化扫描录入设备,但由于受扫描录入操作程序复杂性及人员少的限制,录入的速度较慢,造成设备配置资源浪费,设备配置资源作用没有充分发挥。

  3、乡(镇)、街、村(社区)档案的指导和管理存在薄弱环节。按照档案管理工作的要求,各乡(镇)、街应设立综合档案库房,指定专人收集管理其乡(镇)街范围内各部门及村(社区)的档案,但由于乡(镇)街对档案工作缺乏应有的重视,乡(镇)、街的档案管理未达到相应的规范要求,尤其是村级档案管理处于无序管理的状态。

  三、2016年工作安排

  1、加强对企业档案规范管理,着重解决关停企业档案管理不善的问题。联合区经济局、商务局、区联社、煤管局等企业主管部门对关停企业的档案进行规范管理,防止丢失损毁,切实保障职工的相关权益,预防因档案损毁丢失而造成不稳定上访事件,维护社会稳定。

  2、加快库存档案全文数字化扫描录入速度,发挥设备的配置功能作用。拟雇请专业录入团队,进行全文数字化扫描录入,加快库存档案全文数字化录入速度,力争2016年10月份前将全部库存档案实现全文数字化管理。

  3、加大乡(镇)、街、村(社区)档案指导力度,力争每个乡(镇)、街均建立标准化档案室。

  4、2016年3月收集2015年年鉴资料,争取11月出版2015年年鉴,2016年5月出版2014年年鉴。

  5、全面开展农村土地确权登记档案整理归档工作。

  6、继续开展老照片征集活动。

  7、完成区委、区政府交办的各项工作任务。